Il concetto di digitalizzazione documentale sta in questi ultimi anni assumendo un’importanza sempre maggiore, grazie anche agli impegni presi dal nostro Paese con gli appuntamenti scanditi dall’Agenda Digitale Europea.
Difatti, con la digitalizzazione documentale non si fa riferimento alla sola e semplice eliminazione del cartaceo da uffici e archivi, attività che costituisce una minima parte dell’intero processo.

Digitalizzazione e dematerializzazione abbracciano, infatti, una serie di attività professionali e normative che, di fatto, mirano a rendere più efficienti e competitive organizzazioni pubbliche e private del Paese, anche in base ai rigidi criteri e protocolli concordati con l’Unione Europea.

La digitalizzazione documentale, infatti, non è fine a sé stessa, ma permette, in modo concreto, di apportare una serie di vantaggi di cui parleremo in questo approfondimento.

Conformità con le vigenti norme di conservazione documentale

In primo luogo la digitalizzazione documentale, così come la dematerializzazione, sono attività obbligatorie per legge nelle Pubbliche Amministrazioni e in taluni ambiti di impresa privata.

La regolamentazione abbraccia sia il Codice dell’Amministrazione digitale che una serie di normative per il settore privato, a cui fanno capo grandi cambiamenti, come la fatturazione elettronica, per citarne un esempio.

Questo grande passaggio è finalizzato a migliorare i livelli di efficienza dei servizi pubblici al cittadino, ma anche a rendere le aziende competitive a livello internazionale, soprattutto per gli aspetti di rendicontazione, tutela dei dati personali e amministrazione fiscale.

Risparmio economico e ambientale

Digitalizzazione e dematerializzazione vanno di pari passo con il risparmio economico e ambientale, visto il consistente taglio ai consumi di carta e device elettronici che una gestione tradizionale richiede. Peraltro il risparmio non investe solo l’ambiente ma anche la qualità del lavoro e l’efficienza interna delle amministrazioni, se pensiamo a quanto spazio richiedono gli archivi documentali tradizionali.

Il risparmio economico e ambientale che deriva da digitalizzazione e dematerializzazione degli archivi, peraltro, si ripercuote anche sulle risorse umane e sulle tempistiche di esecuzione che, come vedremo nel paragrafo che segue, sono elementi fondamentali in termini di competitività sullo scenario globale.

Efficienza e competitività

Efficienza, per una PA o per un’azienda, significa trasformare gli input in output attraverso il minor uso di risorse e il minor impiego di tempo. In altre parole coincide con il raggiungimento di obiettivi in modo ottimizzato e si configura come una qualità che, di fatto, proietta le organizzazioni verso un regime concorrenziale più elevato.

Nei servizi pubblici al cittadino, questa esigenza è diventata particolarmente urgente a seguito degli avvenimenti degli ultimi anni ed è stata velocizzata anche grazie agli investimenti del Piano Nazionale Ripresa e Resilienza.

In ambito privato, invece, si traduce nell’infrastruttura di base come presupposto al miglioramento dei livelli di concorrenza in un mercato sempre più globalizzato e dinamico.

Il tutto avviene in un regime di massima sicurezza dei dati e dei documenti digitalizzati, visto anche il progressivo interesse comunitario per le norme di tutela a riguardo. In conclusione la digitalizzazione documentale velocizza i processi di consultazione, invio e controllo, semplifica i processi interni di amministrazione e si ripercuote positivamente a livello generale su aziende, organizzazioni